KLAUZULA INFORMACYJNA - KORESPONDENCJA ELEKTRONICZNA
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „Rozporządzeniem” lub „RODO”, informuję, iż:
1.Administratorem Pani/Pana danych jest Szkoła Podstawowa nr 2 im. Jana Pawła II z siedzibą w Pabianicach przy ulicy Tkackiej 15, 95-200 Pabianice, telefon kontaktowy: 42 215-77-23, adres poczty elektronicznej:
2.Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:
1)umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami,
2)dokumentowania ustaleń dokonywanych z kontrahentami, stronami postepowania, osobami, które reprezentują instytucje współpracujące i z innymi osobami,
3)przyjmowania pism, zgłoszeń skarg i wniosków w formie elektronicznej,
4)ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenie ewentualnych roszczeń.
3.Podstawa prawną przetwarzania danych zwartych w korespondencji e-mailowej jest:
a) wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) – wobec korespondencji incydentalnej, polegającej na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem,
b)niezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy,
c) dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust 1 lit. a RODO). Jeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii będą one przetwarzane na podstawie (art. 9 ust 2 lit. a RODO). Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez Szkołę danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie na podany adres e-mail:
d) obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6. ust 1 lit. c RODO) – w zakresie załatwiania sprawy w postaci elektronicznej poprzez podpisanie pisma podpisem kwalifikowalnym lub przesłania zapytań e-mailem w trybie np. informacji publicznej,
e) wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit e RODO) w związku z dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym
4. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, z którymi współpracuje Administrator tj.: OVH Sp. z o.o. ul. Szkocka 5, 54-402 Wrocław NIP: 899-252-05-56 Regon: 933029040 – dostawca domeny i poczty elektronicznej; Vulcan Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, NIP: 898-001-44-51 – dostawca dziennika elektronicznego i pakietu administracyjnego, a także inne podmioty uprawnione na mocy odrębnych przepisów prawa.
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione Poczcie Polskiej S.A., będącej publicznym dostawcą e-Doręczeń, albo komercyjnym dostawcom niepublicznym usługi e-Doręczeń, wpisanym do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji – jako odrębnym administratorom danych.
5. Korespondencję elektroniczną Szkoła przechowuje przez okres niezbędny do należytego i rzetelnego wywiązywania się z realizacji celów, o których mowa w pkt. 3, odpowiednio dla każdego celu z osobna chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości Administrator będzie przechowywać do 3 lat, czyli do terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.
6. Administrator danych osobowych oświadcza i zapewnia, że stosowane przez Niego środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesom przetwarzania danych osobowych odpowiadają wymaganiom określonym w RODO, w szczególności postanowieniom art. 32 RODO.
7. W związku z przetwarzaniem danych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
a) prawo dostępu do danych osobowych w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych,
e) prawo do przenoszenia danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych Pani/Pana dotyczących, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. e RODO, g) prawo do cofnięcia zgody, gdy przetwarzanie jest oparte o wyrażenie zgody bez konsekwencji dla przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem, jeśli dane zbierane są na podstawie zgody, Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, z których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów RODO.
Z praw tych może Pan/Pani skorzystać składając wniosek u Administratora
8.Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych w zakresie określonym przepisami prawa jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych jest przepis prawa lub podjęcie działań między stronami w celu zawarcia umowy a ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości realizacji celów w jakich zbierane są dane osobowe lub brakiem możliwości zawarcia umowy. Podanie danych osobowych, których przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz/lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) jest dobrowolne.
10.Pani/Pana dane osobowe nie są przetwarzane przez Administratora danych w sposób zautomatyzowany i nie są poddawane profilowaniu.
11.Dostawca usług hostingu i poczty elektronicznej: Dane są przetwarzane na serwerach dostawcy infrastruktury technicznej – firmy OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (ul. Szkocka 5, 54-402 Wrocław NIP: 899-252-05-56 Regon: 933029040. Podmiot ten zapewnia bezpieczeństwo danych poprzez stosowanie nowoczesnych mechanizmów ochrony oraz przechowywanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
12.Pani/Pana dane osobowe oraz dane osobowe Pani/ Pana dziecka nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
01.01.2026 r.
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 2 im. Jana Pawła II w Pabianicach
mgr Anna Bednarek-Kuropatwa
